Bayangkan sebuah perusahaan yang tidak memiliki sistem pembelian yang teratur; mereka akan terus-menerus menghadapi masalah kekurangan atau kelebihan stok, pengeluaran yang tidak terkendali, dan hubungan yang kurang baik dengan pemasok. Oleh karena itu, dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif, manajemen pembelian bukan hanya sekadar proses operasional, melainkan juga menjadi strategi penting untuk memastikan kelancaran operasional dan keberlanjutan perusahaan.
Mari kita bahas lebih dalam tentang manajemen pembelian dan apa saja langkah penting dalam mengelolanya.
Definisi Manajemen Pembelian
Manajemen pembelian adalah proses strategis yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengadaan, dan pemantauan barang serta jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Tujuan utamanya untuk memastikan bahwa perusahaan mendapatkan barang dan jasa berkualitas tinggi dengan harga yang kompetitif dan pada waktu yang tepat.
Hal ini melibatkan berbagai kegiatan mulai dari pencarian pemasok, negosiasi kontrak, hingga pemantauan kinerja pemasok. Hal ini berlaku untuk manajemen pembelian untuk Bahan mentah (RM), Bahan dalam proses atau bahan setengah jadi (WIP), maupun Barang jadi (FG).
Manfaat Mengatur Manajemen Pembelian
Mengatur manajemen pembelian secara efektif memiliki alasan manfaat yang penting, seperti:
1. Mengendalikan Biaya
Manajemen pembelian membantu mengendalikan biaya dengan berbagai cara. Misalnya, dengan memahami rantai pasokan dan fluktuasi pasar bahan baku, perusahaan dapat membuat keputusan pembelian yang lebih cerdas.
2. Manajemen pembelian yang efektif juga melibatkan pencarian harga terbaik untuk bahan baku, serta langkah-langkah lain seperti mengurangi dan menghilangkan inefisiensi, termasuk biaya penyimpanan yang tidak perlu.
3. Memaksimalkan Produksi
Manajemen pembelian yang efektif memungkinkan perusahaan untuk memaksimalkan produksi dan mencapai keseimbangan yang optimal, memastikan kelancaran proses produksi.
Jika perusahaan memesan bahan baku dalam jumlah berlebihan, bahan tersebut mungkin akan tersimpan terlalu lama atau menjadi tidak terpakai. Sebaliknya, jika bahan baku dipesan terlalu sedikit, produksi bisa terganggu karena karyawan kekurangan bahan untuk bekerja.
4. Meningkatkan Keuntungan
Proses manajemen pembelian yang efisien dapat meningkatkan keuntungan perusahaan.
Dengan menerapkan manajemen pembelian yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya per unit, dan meningkatkan margin keuntungan produk.
5. Menerapkan Produksi Tepat Waktu
Produksi tepat waktu adalah konsep manajemen yang berupaya menyelaraskan produksi dengan permintaan konsumen dan memastikan barang dikirimkan kepada pelanggan tepat waktu sesuai permintaan. Dengan demikian, pemborosan bahan dan kebutuhan penyimpanan dapat diminimalkan.
6. Mengoptimalkan Ruang Penyimpanan
Manajemen pembelian membantu perusahaan dalam memanfaatkan ruang penyimpanan secara optimal.
Misalnya, jika perusahaan membeli terlalu banyak bahan baku pada waktu yang tidak tepat, bahan tersebut harus disimpan di gudang hingga dibutuhkan. Hal ini menyebabkan biaya penyimpanan meningkat dan penggunaan ruang menjadi tidak efisien.
Dengan mengatur waktu pembelian lebih baik, perusahaan dapat mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan atau menggunakan ruang tersebut untuk keperluan lain.
8 Langkah Penting dalam Mengelola Manajemen Pembelian
Mengelola manajemen pembelian secara efektif sangat penting untuk menghindari masalah yang berkaitan dengan pembelian dan persediaan. Berikut adalah delapan langkah penting yang perlu diperhatikan:
1. Perencanaan
Langkah pertama dalam manajemen pembelian adalah perencanaan yang matang. Ini melibatkan penentuan kebutuhan barang dan jasa, meramalkan permintaan, dan menyusun anggaran. Dengan perencanaan yang baik, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka memiliki persediaan yang cukup tanpa mengeluarkan biaya berlebih.
2. Menyusun dan Mengembangkan Strategi
Setelah perencanaan, langkah berikutnya adalah mengembangkan strategi pembelian. Strategi ini harus mencakup pemilihan pemasok, negosiasi kontrak, dan penentuan syarat pembayaran. Strategi yang baik akan membantu perusahaan mendapatkan harga terbaik dan mengamankan pasokan yang stabil.
3. Memahami Rantai Pasokan
Memahami seluruh rantai pasokan adalah kunci untuk manajemen pembelian yang efektif. Ini berarti mengetahui dari mana barang berasal, bagaimana mereka diproduksi, dan bagaimana mereka sampai ke perusahaan. Dengan pemahaman yang mendalam, perusahaan dapat mengidentifikasi potensi risiko dan peluang untuk meningkatkan efisiensi.
4. Membangun Hubungan yang Baik
Membangun dan memelihara hubungan yang baik dengan pemasok sangat penting. Hubungan yang kuat dapat menghasilkan negosiasi yang lebih baik, pengiriman tepat waktu, dan kualitas barang yang lebih baik. Komunikasi yang terbuka dan transparan dengan pemasok juga dapat membantu menyelesaikan masalah dengan cepat dan efektif.
5. Mengontrol dan Menjaga Kualitas
Mengendalikan kualitas barang yang dibeli adalah langkah krusial dalam manajemen pembelian. Perusahaan harus menetapkan standar kualitas yang jelas dan memastikan bahwa pemasok mematuhi standar tersebut. Ini bisa melibatkan inspeksi rutin dan pengujian produk untuk memastikan kualitas tetap konsisten.
6. Berinvestasi pada Sistem Pesanan Pembelian Terbaik
Menggunakan sistem pesanan pembelian berbasis teknologi dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam manajemen pembelian. Sistem ini memungkinkan otomatisasi proses pemesanan, pencatatan persediaan, dan pemantauan pengeluaran. Investasi dalam teknologi ini dapat mengurangi kesalahan manusia dan mempercepat proses pembelian.
7. Manajemen Risiko
Manajemen risiko adalah bagian penting dari manajemen pembelian. Ini melibatkan identifikasi dan mitigasi risiko yang mungkin timbul dalam proses pembelian, seperti keterlambatan pengiriman, fluktuasi harga, atau kegagalan pemasok. Strategi mitigasi risiko dapat mencakup diversifikasi pemasok dan perjanjian kontrak yang fleksibel.
8. Evaluasi Berkala
Secara berkala mengevaluasi kinerja pemasok dan kualitas barang yang diterima sangat penting. Evaluasi ini dapat membantu perusahaan mengidentifikasi area yang perlu perbaikan dan memastikan bahwa pemasok terus memenuhi standar yang diharapkan. Evaluasi berkala juga memberikan kesempatan untuk meninjau dan menegosiasikan ulang kontrak jika diperlukan.
Baca Juga : Konsep dan Manfaat Warehouse Management System
Tahapan Dalam Proses Pembelian (Purchasing Cycle)
Untuk mendapatkan gambaran lebih jelas tentang tahapan dalam proses pembelian, perhatikan hal berikut:
1. Permintaan Pembelian
Dokumen internal yang diajukan oleh manajer untuk menjelaskan kebutuhan barang atau jasa, termasuk detail seperti deskripsi, jumlah, dan harga optimal.
2. Persetujuan Pengeluaran
Proses persetujuan untuk memastikan permintaan sesuai dengan anggaran perusahaan. Evaluasi dilakukan jika permintaan melebihi anggaran.
3. Proses Proposal
Permintaan proposal dikirim ke vendor potensial untuk kontrak. Proposal mencakup kebutuhan dan ekspektasi perusahaan. Untuk pasokan rutin, kontrak tahunan bisa dibuat.
4. Pemilihan Pemasok
Manajer pembelian mengevaluasi dan memilih vendor berdasarkan biaya, layanan pelanggan, dukungan, dan reputasi. Negosiasi dilakukan untuk mendapatkan kesepakatan terbaik.
5. Pembuatan Pesanan Pembelian (PO)
Pesanan pembelian mencerminkan persyaratan yang disepakati antara perusahaan dan vendor, mencakup jumlah material, harga, dan tenggat waktu pengiriman.
6. Tinjauan Faktur
Faktur dari vendor harus melalui proses persetujuan. Evaluasi dilakukan untuk memastikan kinerja vendor sesuai kontrak.
7. Persetujuan Kontrak
Kontrak akhir harus disetujui sebelum vendor mulai bekerja, memastikan kesesuaian dengan anggaran dan penawaran yang diajukan.
Setiap tahap memerlukan perencanaan yang rinci dan koordinasi yang baik agar tujuan akhir dapat tercapai secara efisien dan efektif.
Manajemen Pembelian yang Efektif menggunakan Software Pengelolaan Pasokan
Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin pesat, berbagai pekerjaan kini dapat diselesaikan dengan lebih mudah berkat bantuan perangkat lunak, seperti VENA. Software VENA adalah perangkat lunak dengan sistem yang dirancang untuk mempermudah berbagai aspek pekerjaan, termasuk manajemen pembelian.
VENA juga menawarkan berbagai fitur yang sangat berguna bagi tim manajemen pembelian, di seperti Inventory Management, Payment Management, Order Management, Shipment Tracking, Tracking dan Analisis Kerja. Semua fitur tersebut bisa Anda dapatkan dalam satu sistem yang terhubung.
Gunakan VENA untuk membantu manajemen pembelian bisnis Anda lebih mudah! Klik disini untuk menghubungi tim VENA sekarang!
