Dalam dunia pergudangan pasti sudah tidak asing lagi dengan istilah Stock Opname .Stock Opname adalah kegiatan yang secara rutin dilakukan untuk menghitung jumlah barang digudang dan mencocokkannya dengan catatan perusahaan dengan tujuan untuk meminimalisir kerugian akibat barang yang terlalu lama disimpan atau hilang.
Yuk, simak artikel dibawah ini untuk penjelasan lebih lanjut mengenai stock opname.
Konsep Stock Opname
Stock opname menjadi kunci bagi perusahaan dalam memahami kondisi dan jumlah stok barang di gudang atau area penyimpanan. Melalui proses ini, perusahaan bisa mengetahui data stok yang tercatat dengan situasi nyata di gudang. Proses ini juga membutuhkan waktu dan proses yang cukup panjang.
Umumnya, kegiatan ini dilakukan saat ada inbound ataupun proses outbound stok barang. Stock opname harus dilakukan dengan teliti dan juga cermat, agar hasil yang diperoleh akurat dan berguna bagi peningkatan bisnis perusahaan. Hasil dari aktivitas ini adalah laporan stock opname. Laporan ini dapat ditulis secara manual atau digital.
Pihak yang bertugas melakukan opname stock adalah pihak manajemen perusahaan atau manajemen produk, bukan pihak gudang. Hal ini bertujuan untuk menghindari kecurangan dan celah untuk memanipulasi data.
Apabila ada kerusakan atau ketidakcocokan saat pemeriksaan, manajemen dapat langsung menentukan siapa pihak yang bertanggung jawab dan mencari solusi untuk mengatasinya.
Tidak ada waktu yang baku untuk melakukan stock opname, kegiatan ini dapat dilakukan sesuai dengan kebijakan dan kebutuhan perusahaan.
Periode waktunya biasanya setiap setahun sekali, per 3 bulan(triwulan), atau per 4 bulan(kuartal). Namun, tidak jarang juga perusahaan melakukan stock opname 6 bulan sekali, sebulan sekali, bahkan sehari sekali. Biasanya bisnis yang melakukan stock opname setiap hari adalah perusahaan Fast Moving Consumer Goods yang memiliki life cycle pendek.
Namun banyak perusahaan melakukan pengecekkan pada periode triwulan atau kuartal, karena periode waktu tersebut dianggap ideal dan efektif.
Tujuan Dilakukannya Stock Opname
Selain untuk memastikan jumlah barang digudang dan catatan sesuai, berikut beberapa tujuan dilakukannya stock opname barang :
Memverifikasi keakuratan data pencatatan stok barang yang ada di gudang, sehingga menghasilkan informasi yang tepat dan akurat.
Mencegah terjadinya masalah dalam pengelolaan stok barang, seperti kekurangan atau kelebihan stok.
Mengetahui jumlah dan posisi laporan keuangan perusahaan.
Ingat lagi bahwa kegiatan stock opname harus dilakukan oleh pihak manajemen perusahaan bukan pihak gudang. Untuk memudahkan proses pencocokan hingga pencatatan data, dapat dilakukan lebih mudah dengan software digital stock opname.
Apabila saat pemeriksaan ada selisih antara catatan dan jumlah barang digudang, makan hal tersebut akan dimuat dalam catatan berita acara. Hal ini bertujuan sebagai dokumentasi dan mengetahui akar masalah yang nantinya dijadikan bahan untuk mencari solusi.
Manfaat Melakukan Stock Opname
Penghitungan stok barang dalam stock opname yang tepat akan membawa banyak manfaat penting dalam pengelolaan gudang. Berikut adalah beberapa di antaranya:
1. Pemantauan Stok yang Tepat
Stock opname memfasilitasi perusahaan dalam memeriksa dan mengontrol stok fisik, mengenali barang yang telah dijual, serta mengetahui sisa stok yang tersedia.
2. Verifikasi Data Stok
Dengan stock opname, perusahaan bisa membandingkan catatan stok dengan stok aktual di gudang, memastikan keakuratan informasi yang tercatat.
3. Optimalisasi Persediaan
Melalui stock opname, perusahaan dapat menentukan jenis produk yang memerlukan tambahan stok dan membandingkannya dengan stok yang sudah ada.
4. Pengamanan Stok
Stock opname membantu dalam mengamati potensi masalah seperti pencurian atau pengurangan jumlah barang di gudang.
5. Penyebab Kerusakan Stok
Tidak hanya kesalahan pencatatan, stock opname juga membantu mengidentifikasi kerusakan atau rusaknya barang akibat kondisi penyimpanan yang tidak optimal.
6. Pencegahan Penyimpangan Stok
Dengan stock opname, perusahaan dapat menghindari potensi penyimpangan atau penyalahgunaan barang yang bisa mengakibatkan ketidakseimbangan stok.
7. Deteksi Kekurangan Stok
Stock opname memungkinkan perusahaan untuk segera mengidentifikasi jika ada kekurangan stok barang, memungkinkan solusi cepat untuk mengatasi kekosongan.
8. Analisis dan Evaluasi Bisnis
Data dari stock opname dapat digunakan sebagai referensi untuk analisis kinerja bisnis dari waktu ke waktu dan sebagai dasar untuk rencana strategis di masa depan.
9. Pantauan Aliran Barang
Stock opname mempermudah pengawasan dan manajemen aliran barang masuk dan keluar gudang dengan data yang transparan dan dapat diandalkan.
10 Keadaan Barang yang Terjaga
Dengan bantuan stock opname, kondisi barang di gudang dapat selalu dijaga agar tetap dalam kondisi baik dan siap untuk dijual, menghindari potensi kekosongan stok.
Langkah-Langkah Implementasi Stock Opname
Mengingat proses stock opname yang panjang langkah, maka akan lebih baik direncanakan dengan seksama sejak tahap persiapan hingga selesai agar dapat selesai tepat waktu dengan hasil yang maksimal.
Langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Tahapan Persiapan Awal
Langkah awal yang krusial sebaiknya dimulai jauh hari sebelum hari pelaksanaan. Pastikan kolaborasi dengan tim gudang lebih intens. Poin-poin kunci pada tahapan ini antara lain:
Labelisasi barang yang sudah dihitung oleh tim gudang.
Organisasi stok berdasarkan kode atau barcode yang sesuai.
Verifikasi kelengkapan kode atau barcode pada setiap barang.
Penandaan khusus pada barang yang tidak memerlukan penghitungan.
2. Tahapan Pendekatan Pelaksanaan
Mendekati hari pelaksanaan, persiapan ini dilakukan dalam waktu kurang dari satu hari. Langkah-langkah yang harus dikerjakan meliputi:
Pelaksanaan briefing bersama seluruh tim terkait.
Penyelesaian input data mutasi barang hingga akhir waktu operasional.
Penutupan input mutasi barang setelah batas waktu H-1 dari pelaksanaan stock opname.
3. Tahapan Eksekusi
Ketika mencapai tahap pelaksanaan, fokus pada detail menjadi sangat penting:
Pastikan seluruh transaksi telah tercatat di platform yang sesuai.
Buat print out dari data hasil input dan serahkan kepada tim accounting dan audit sebagai referensi.
Lakukan penghitungan stok, dengan memberi tanda pada barang yang telah diperiksa.
Input ulang data dari print out ke sistem untuk memastikan konsistensi dengan versi digital.
Verifikasi akhir untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan atau ketidaksesuaian.
Setelah proses selesai, sampaikan hasil rekam stok kepada tim accounting untuk penyesuaian data persediaan di database
Baca Juga : Manajemen Alur Distribusi Rantai Pasaok
Menggunakan Software Pencatatan Stock Opname Secara Digital
Saat ini, sudah saatnya bagi para pelaku usaha yang untuk beralih ke sistem pencatatan stock opname digital yang terintegrasi dengan catatan laporan keuangan perusahaan.
Pencatatan stock opname secara digital menggunakan sistem cloud yang aman dan efektif dalam menyimpan data. Selain itu dengan menggunakan software digital para pelaku usaha dapat menarik dan melihat data secara real-time. Dimana hal ini akan sangat memudahkan dalam mengembangkan usaha Anda.
Tentunya penting untuk menggunakan software yang dapat menjadi solusi dan menyesuaikan kebutuhan usaha Anda, Software stock opname seperti VENA akan membantu memudahkan pencatatan, pengecekan, dan pelaporan stock opname perusahaan.
Anda dapat menghubungi tim VENA untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana VENA membantu untuk proses stock opname yang lebih optimal.
Comments